Digitale und zentrale Archivierung von Dokumenten

Dokumentenmanagement

Unser Dokumentenmanagementsystem (DMS) digitalisiert, verwaltet und archiviert revisionssicher* elektronische Dokumente. Wir unterstützen mit unseren professionellen DMS individuelle Workflows und entsprechende Rechteverwaltung. Dies beschleunigt Ihre Unternehmensprozesse zuverlässig. Von der Erstellung oder Erfassung, über die Verteilung und Bearbeitung, bis hin zur Archivierung steht Viakom’s Dokumentenmanagement an Ihrer Seite.

Bei der Erfassung/Erstellung der Dokumente/E-Mails werden automatisch Metadaten wie Erstellungsdatum, Art des Dokumentes und Schlagworte erstellt. Dies ermöglicht ein sekundenschnelles Wiederfinden des Dokumentes. Sie haben also die richtigen Informationen, zur richtigen Zeit, am richtigen Ort. Mit der revisionssicheren* Archivierung werden die Dokumente unveränderbar in einem schreibgeschützten Speicher abgelegt. Profitieren Sie von einem geringeren Platzbedarf bei mehr Sicherheit!

Digitales DMS

Revisionssicher

Dokumenten-verwaltung

Rechtssicher

Digitaler Aktenschrank

Eine Gemeinschaftspraxis kam mit den Ansporn auf uns zu möglichst papierlos zu arbeiten. Dabei müssen aber die hohen rechtlichen Anforderungen an die Dokumentation und der Aufbewahrung beachtet werden. 

Mit der eAkte der Viakom haben wir eine eine Möglichkeit geschaffen Papierdokumente zu digitalisieren und gleichzeitig originäre digitale Dokumente wie E-Mails, PDF-, Worddateien und Bilder zu verwalten. Der schnelle Zugriff auf die unterschiedlichsten Unterlagen, wie Rechnungen, Verträge, Literatur, Schulungsunterlagen oder Korrespondenz erleichtert die Arbeit erheblich und die Papierberge sind Geschichte.

Insbesondere die Buchhaltung gestaltet sich deutlich effizienter, da die Dokumente digital viel einfacher verwaltet und ausgetauscht werden können. Dankt der integrierten Texterkennung sind sämtliche Dokumente in sekundenschnelle verfügbar und die Rechtevergabe steuert perfekt wer welche Dokumente einsehen und bearbeiten darf. Durch die Revisionssicherheit ist ein unabsichtliches Löschen oder manipulieren nicht möglich und sämtliche Dokumentenänderungen bleiben nachvollziehbar. Besonders praktisch ist zu dem der mobile Zugriff, so kann auch vom mobilen Endgerät ein Dokumente schnell eingesehen werden. 

Das sagt der Kunde

Jörg Buhmann

Dank der reibungslosen Zusammenarbeit und der guten, persönlichen Kommunikation haben wir alle Herausforderungen gemeistert und unsere Systeme laufen.

Bernard Hesselink
Geschäftsführer / Paustian airtex GmbH

Die Viakom punktet mit hoher fachlicher Kompetenz und der Bereitschaft unsere IT- und Telekommunikationssysteme speziell für uns zu verbessern. Wir wurden individuell beraten und haben keine Produkte von der Stange angeboten bekommen. TOP!

Christian Splieth

Wir waren von der agilen Umsetzung unseres Projektes imponiert.

Stephan Bienk

Wir hatten es mit einem Team zu tun, dass unser Anliegen verstand, sich gut in unsere Situation einfühlen konnte und unsere Wünsche zielgerichtet umgesetzt hat.

Ich bin sehr zufrieden mit der Umsetzung meiner IT Anliegen und die Umrüstung lief absolut reibungslos. Von der Abstimmung über die Planung bis hin zur Umsetzung verlief einfach alles vorbildlich.

Ingo Wasmundt
IT Koordinator / ASF GmbH

Wir haben unsere Netzvermarktung mit der Viakom komplett neu aufgestellt und sind begeistert. Die Professionalität und das Knowhow hat uns vollkommen überzeugt. Wir wussten während des gesamten Projektes, dass unsere Telefonanlage in guten Händen ist, und wissen sie auch jetzt gut betreut.

Simon Hunger

Mit dem Einsatz der Nextcloud sind wir viel flexibler geworden. Die hohe Kompetenz der Viakom hat uns überzeugt und unsere Wünsche wurden stets ernst genommen und gut umgesetzt.

Guido Krüger
Leiter Informationstechnik und Entwicklung / Itzehoer Versicherungen

Die durchdachten Managed Services der Viakom haben unsere Anforderungen sehr erfüllt. Wir vermeiden Ausfallzeiten und sind mit den Professional Services gut beraten.

Christian Michel

Das Angebot der Viakom und die gute Umsetzung überzeugte uns in allen Bereichen. Mit der Erfahrung des Viakom Teams halten wir nun unsere IT am laufen und haben Kapazitäten für unser Kerngeschäft.

Andre Gandrass

Die Kommunikation mit der Viakom lief stets auf Augenhöhe und unsere jetzige Kommunikationslösung ist nicht mehr aus der Holding wegzudenken. Die standortübergreifenden und einheitliche Plattform für Telefonie, Online-Konferenzen, Video und Inhaltsfreigabe macht uns das Arbeiten viel einfacher.

Torge Nissen
IT-Systemadministrator / Hans Carstens GmbH

Mit Viakom Managed VM Produkten brauchen wir uns nicht mehr um die Server-Hardware Beschaffung kümmern und schaffen so Freiräume, um das das vorhandene interne IT Knowhow besser zu nutzen.

Sascha Mahmood
Leiter Entwicklung / Nextragen Solutions GmbH

Die Viakom bietet uns, der Nextragen Solutions GmbH, einen verlässlichen und schnellen Partner in den Themen IP-Kommunikation. Durch den erstklassigen Service den wir während der Gestaltung unserer WAN-/LAN-Infrastruktur bekommen haben, konnten wir die besten Lösungen für unsere IT erhalten. Der geleistete Premium-Service während des Betriebes ist ein einzigartiges Argument für die Viakom. Wir werden uns auch in zukünftigen Projekten an die Viakom wenden und können Sie mit bestem Gewissen weiterempfehlen.

Michael Käcker

Als Leiter des ACO Rechenzentrums möchte ich meinen Kunden immer die optimalste Leitungsanbindung ermöglichen. Mit Fa. Viakom kann ich dafür auf einen Partner zurückgreifen, der sich im deutschen Carriermarkt bestens auskennt und mit objektivem Blick individuelle Lösungen realisiert.

Martin Aye
Geschäftsführer / Aye Media Marketing Group

Viakom – die kümmern sich! Was so einfach klingt, hat eine wichtige Bedeutung für unser Unternehmen. Wir sind auf leistungsstarke, verbindliche und zuverlässige Partner wie die Viakom angewiesen, da unser Kerngeschäft nicht in der IT- und Telekommunikation liegt!

Features

Sicherheit

  • rechtssichere Archivierung
  • Dokumentensicherheit
  • Zugriffssicherheit
  • Datensicherheit

    einfache Verwaltung

    • Digitalisierung von Papierdokumenten
    • wieder auffindbare Dokumente, Rechnung, E-Mails usw.
    • geringer Speicher
    • Integration von Applikationen
    • individuelle Rechteverwaltung
    • automatische Versionierung

    Usability/Bedienung

    • von Finanzverwaltern gelobt
    • überall aufrufbar
    • Volltextsuche

     

     

    *nur nach einem Audit

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