Digitale und zentrale Archivierung von Dokumenten

Dokumentenmanagement

Unser Dokumentenmanagementsystem (DMS) digitalisiert, verwaltet und archiviert revisionssicher* elektronische Dokumente. Wir unterstützen mit unseren professionellen DMS individuelle Workflows und entsprechende Rechteverwaltung. Dies beschleunigt Ihre Unternehmensprozesse zuverlässig. Von der Erstellung oder Erfassung, über die Verteilung und Bearbeitung, bis hin zur Archivierung steht Viakom’s Dokumentenmanagement an Ihrer Seite.

Bei der Erfassung/Erstellung der Dokumente/E-Mails werden automatisch Metadaten wie Erstellungsdatum, Art des Dokumentes und Schlagworte erstellt. Dies ermöglicht ein sekundenschnelles Wiederfinden des Dokumentes. Sie haben also die richtigen Informationen, zur richtigen Zeit, am richtigen Ort. Mit der revisionssicheren* Archivierung werden die Dokumente unveränderbar in einem schreibgeschützten Speicher abgelegt. Profitieren Sie von einem geringeren Platzbedarf bei mehr Sicherheit!

Digitales DMS

Revisionssicher

Dokumenten-verwaltung

Rechtssicher

Digitaler Aktenschrank

Eine Gemeinschaftspraxis kam mit den Ansporn auf uns zu möglichst papierlos zu arbeiten. Dabei müssen aber die hohen rechtlichen Anforderungen an die Dokumentation und der Aufbewahrung beachtet werden. 

Mit der eAkte der Viakom haben wir eine eine Möglichkeit geschaffen Papierdokumente zu digitalisieren und gleichzeitig originäre digitale Dokumente wie E-Mails, PDF-, Worddateien und Bilder zu verwalten. Der schnelle Zugriff auf die unterschiedlichsten Unterlagen, wie Rechnungen, Verträge, Literatur, Schulungsunterlagen oder Korrespondenz erleichtert die Arbeit erheblich und die Papierberge sind Geschichte.

Insbesondere die Buchhaltung gestaltet sich deutlich effizienter, da die Dokumente digital viel einfacher verwaltet und ausgetauscht werden können. Dankt der integrierten Texterkennung sind sämtliche Dokumente in sekundenschnelle verfügbar und die Rechtevergabe steuert perfekt wer welche Dokumente einsehen und bearbeiten darf. Durch die Revisionssicherheit ist ein unabsichtliches Löschen oder manipulieren nicht möglich und sämtliche Dokumentenänderungen bleiben nachvollziehbar. Besonders praktisch ist zu dem der mobile Zugriff, so kann auch vom mobilen Endgerät ein Dokumente schnell eingesehen werden. 

Das sagt der Kunde

Features

Sicherheit

  • rechtssichere Archivierung
  • Dokumentensicherheit
  • Zugriffssicherheit
  • Datensicherheit

    einfache Verwaltung

    • Digitalisierung von Papierdokumenten
    • wieder auffindbare Dokumente, Rechnung, E-Mails usw.
    • geringer Speicher
    • Integration von Applikationen
    • individuelle Rechteverwaltung
    • automatische Versionierung

    Usability/Bedienung

    • von Finanzverwaltern gelobt
    • überall aufrufbar
    • Volltextsuche

     

     

    *nur nach einem Audit

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