Digitale und zentrale Archivierung von Dokumenten

Digitaler Aktenschrank

Eine Gemeinschaftspraxis kam mit den Ansporn auf uns zu möglichst papierlos zu arbeiten. Dabei müssen aber die hohen rechtlichen Anforderungen an die Dokumentation und der Aufbewahrung beachtet werden. 

Mit der eAkte der Viakom haben wir eine eine Möglichkeit geschaffen Papierdokumente zu digitalisieren und gleichzeitig originäre digitale Dokumente wie E-Mails, PDF-, Worddateien und Bilder zu verwalten. Der schnelle Zugriff auf die unterschiedlichsten Unterlagen, wie Rechnungen, Verträge, Literatur, Schulungsunterlagen oder Korrespondenz erleichtert die Arbeit erheblich und die Papierberge sind Geschichte.

Insbesondere die Buchhaltung gestaltet sich deutlich effizienter, da die Dokumente digital viel einfacher verwaltet und ausgetauscht werden können. Dankt der integrierten Texterkennung sind sämtliche Dokumente in sekundenschnelle verfügbar und die Rechtevergabe steuert perfekt wer welche Dokumente einsehen und bearbeiten darf. Durch die Revisionssicherheit ist ein unabsichtliches Löschen oder manipulieren nicht möglich und sämtliche Dokumentenänderungen bleiben nachvollziehbar. Besonders praktisch ist zu dem der mobile Zugriff, so kann auch vom mobilen Endgerät ein Dokumente schnell eingesehen werden.