Managed eAkte

Die Managed eAkte ist unser Dokumentenmanagementsystem (DMS) in der Managed Nextcloud und digitalisiert, verwaltet und archiviert revisionssicher* elektronische Dokumente.

Digitale und zentrale Archivierung von Dokumenten 

Wir unterstützen mit unserer professionellen eAkte individuelle Workflows mit entsprechender Rechteverwaltung. Dies beschleunigt Unternehmensprozesse zuverlässig. Von der Erstellung oder Erfassung, über die Verteilung und Bearbeitung, bis hin zur Archivierung steht Viakom Managed eAkte an Ihrer Seite.

Sichere Archivierung

Mit der revisionssicheren* Archivierung werden die Dokumente unveränderbar in einem schreibgeschützten Speicher abgelegt. Profitieren Sie von einem geringeren Platzbedarf bei mehr Sicherheit!

  • ZDokumentensicherheit
  • ZZugriffssicherheit
  • ZDatensicherheit
  • ZIndividuelle Rechteverwaltung
  • ZGeringer Speicherbedarf

Einfache Verwaltung

Bei der Erfassung/Erstellung der Dokumente/E-Mails werden automatisch Metadaten wie Erstellungsdatum, Art des Dokumentes und Schlagworte erstellt. Dies ermöglicht ein sekundenschnelles Wiederfinden des Dokumentes. Sie haben also die richtigen Informationen, zur richtigen Zeit, am richtigen Ort.

  • ZDigitalisierung von Papierdokumenten
  • Zwieder auffindbare Dokumente, Rechnung, E-Mails usw.
  • ZIntegration von Applikationen
  • ZAutomatische Versionierung
  • ZVolltextsuche

Referenz

Digitaler Aktenschrank

Eine Gemeinschaftspraxis kam mit dem Ansporn auf uns zu möglichst papierlos zu arbeiten. Dabei müssen aber die hohen rechtlichen Anforderungen an die Dokumentation und der Aufbewahrung beachtet werden.

Mit der eAkte der Viakom haben wir eine Möglichkeit geschaffen Papierdokumente zu digitalisieren und gleichzeitig originäre digitale Dokumente wie E-Mails, PDF-, Worddateien und Bilder zu verwalten. Der schnelle Zugriff auf die unterschiedlichsten Unterlagen, wie Rechnungen, Verträge, Literatur, Schulungsunterlagen oder Korrespondenz erleichtert die Arbeit erheblich und die Papierberge sind Geschichte.

Insbesondere die Buchhaltung gestaltet sich deutlich effizienter, da die Dokumente digital viel einfacher verwaltet und ausgetauscht werden können. Dank der integrierten Texterkennung sind sämtliche Dokumente in Sekundenschnelle verfügbar und die Rechtevergabe steuert perfekt wer welche Dokumente einsehen und bearbeiten darf. Durch die Revisionssicherheit ist ein unabsichtliches Löschen oder Manipulieren nicht möglich und sämtliche Dokumentenänderungen bleiben nachvollziehbar. Besonders praktisch ist zu dem der mobile Zugriff, so können auch vom mobilen Endgerät Dokumente schnell eingesehen werden.

Kontaktieren Sie uns

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