Managed NextcloudPlus ist Ihr digitales Büro!

Mit der einmaligen Kombination aus Nextcloud und dem Dokumentenmanagement System Viakom Content & Flow decken wir ihren digitalen Arbeitsplatz ab.

Papierlose, vorkonfigurierte eAkten, DSGVO- und GoBD-konform – starten Sie durch!

Kollaboration

Managed NextcloudPlus bietet mit verschiedenen Funktionen wie z.B. Talk, Chat und Aufgaben umfangreiche Möglichkeiten der Kollaboration an und schützt dabei Ihre Kommunikation besser als andere Team Kollaboration Plattformen und stellt damit sicher, dass Ihre Daten auf unseren in Deutschland gehosteten Servern bleiben. Nextcloud Talk geht über andere verschlüsselte Kommunikationssysteme hinaus, indem es sogar Metadaten vor Verlust schützt.

    • Kollaboration mit Talk, Chat, E-Mail, Aufgaben ect.
    • Einhaltung nationaler Datenschutz- und Sicherheitsbestimmungen
    • WebRTC für plattformübergreifende Funktionen
    • Einfache Bildschirmfreigabe
    • Integration mit Files und Groupware
    • Integration mit DMS
    • Apps für Android und iOS
    • Verschlüsselte Peer-to-Peer-Audio-/ Videoanrufe

Einfach digitalisieren

Dokumente und Daten kommen auf vielfältige Art und Weise in Ihr Unternehmen. Mit unserer Lösung Managed NextlcoudPlus erhalten Sie eine Vielzahl von Funktionen, die es Ihnen kinderleicht macht, die verschiedensten Dokumente zu digitalisieren, um sie für alle Mitarbeiter bzw. Mitarbeiter-Gruppen verfügbar zu machen.

    • Dokumente einfach mit mobilen Endgeräte fotografieren
    • Dokumente einfach einscannen
    • Dokumente mit Drag & Drop einfügen
    • Dokumente einfach hochladen
    • Dokumente einfach per E-Mail einbinden
    • Dokumente einfach per Schnittstelle importieren

Virtuell organisiert

Die digitalen Werkzeuge bieten viele Möglichkeiten, um zusammen zu arbeiten und sich auch auf Distanz gut zu organisieren. So haben alle User innerhalb Ihres Unternehmens die Möglichkeit auf die entsprechenden Informationen und Arbeitsprozesse im Rahmen ihrer Rechte in sekundenschnelle zuzugreifen. Durch die Standardisierung der Aktenstrukturen und Dokumententypen weiß jeder zu jeder Zeit wo welche Information zu finden ist.

    • Aufgaben verteilen und bekommen
    • Index- und Volltext-Suche
    • Freigabe von z.B. Aufträgen
    • Integrierte Chatfunktion
    • Integrierter Kalender
    • Videokonferenzen
    • Kontaktverwaltung
    • Aufgabenmanager
    • Aktivitätenprotokoll

Workflow & Bearbeitung

Wir unterstützen Sie mit unserem professionellen und individuellen Workflow mit entsprechender Rechteverwaltung bei ihren täglichen Aufgaben. Dies beschleunigt Unternehmensprozesse zuverlässig. Von der Erstellung oder Erfassung, über die Verteilung und Bearbeitung, bis hin zur Archivierung steht Viakom an Ihrer Seite.

    • Aktivitäten List
    • Check in/Out
    • Prozessautomatisierung mit Standard-Workflows
    • Unternehmensübergreifendes digitales Zusammenarbeiten
    • Homeoffice leicht gemacht
    • Papierlos arbeiten

GoBD-Archivierung

Mit der GoBD-konformen Archivierung werden die Dokumente unveränderbar und indexiert in einem schreibgeschützten Speicher abgelegt. Profitieren Sie von einer guten rechtskonformen Langzeitspeicherung!

    • Volltext Suche
    • Rechtskonforme Langzeitarchivierung von Verträgen
    • Schutz vor Veränderung und Verfälschung
    • Sicherung vor Verlust
    • Nutzung nur durch Berechtigte
    • Einhaltung von Aufbewahrungsfristen
    • Dokumentation des Verfahrens
    • Nachvollziehbarkeit
    • Prüfbarkeit

IT-Sicherheit

Einer unserer Hauptgründe die NextlcoudPlus anzubieten ist die überzeugende IT-Sicherheit. Verschiedenste Sicherheitseinstellung sorgen dafür, dass Ihre Unternehmensdaten bestmöglich geschützt sind. Daher setzen wir auf DSGVO-konforme Rechenzentren, die den europäischen Richtlinien entsprechen und damit höchste Sicherheitsstandards gewährleisten.

    • DSGVO- und GoBD konform
    • 1&1 IONOS Rechenzentrum mit ISO 27001
    • Revisiontaugliche Archivierung
    • Redundantes Speichersystem (S3 Speicher Plattform!)
    • 2-Faktor Authentifizierung
    • Verschlüsselung
    • Regelbasierter Dateizugriff
    • Responsive Webclient und App

Speicher & Zugriff

Ihr vollumfänglicher Online-Speicherplatz. Moderne und benutzerfreundliche Weboberfläche, Desktopclients und mobile Anwendungen. Echtzeit-Zusammenarbeit und sofortiger Zugriff auf alle Daten von überall und mit jedem Gerät. Leistungsstarke Verschlüsselungsfunktionen und eine integrierte regelbasierte Dateizugriffskontrolle. Zugriff auf Ihre Daten über FTP, Windows Netzlaufwerke, NFS, etc.

    • Stabile/gespiegelte redundantes Speichersystem
    • High-Performance Access
    • Zusätzliche optionale Speicher
    • 5 GB modernster Cloudspeicher im Standard
    • IONOS ISO 27001 zertifizierten Rechenzentrum

DSGVO-konform

Mit Managed NextlcoudPlus bleiben Ihre Dokumente 100% vertraulich. Benutzer können DSGVO- und GoBD- konform Dateien sharen, archivieren, Videokonferenzen durchführen, Bildschirme für andere Teilnehmer freigeben oder den Chat verwenden und gemeinsam an Dokumenten und eAkten arbeiten. Zusätzlich lassen sich E-Mails abrufen, Kalender und Adressbücher einrichten. Durch NextcloudPlus wird ein kollaboratives Arbeiten DSGVO-konform kinderleicht und sicher.

    • Absicherung der gesetzlichen Anforderungen
    • DSGVO und GoBD Anwendungen
    • EU Rechtsakt zur Cybersicherheit
    • CFR – Code of Federal Regulations Titel 21

Skalierbarkeit

Durch eine einfache Skalierbarkeit werden Benutzer und Rechtevergaben jederzeit individuell festgelegt. Schützen, steuern und überwachen Sie die Daten und Kommunikation perfekt.

    • Mandaten fähiges System
    • Vertikal und horizontal skalierbares System
    • Cloudbasiert Update und Patches
    • Monitoring Schnittstelle und Audit
    • Einfache Wiederherstellung von Dateien
    • Erweiterung mit mobilen Apps
    • Millionenfache Nutzer weltweit

Nextcloud

Managed Nextlcoud ist ein Cloud Services Made in Germany und das zentrale Einstiegstor zur Managed NextcloudPlus.  Eine professionelle Kollaborations-Lösung für kleine und mittelgroße Unternehmen. Im Vordergrund stehen DSGVO-konformer Datenaustausch und -Speicherung und der Multi Chanel Kommunikation.

    • Gehoste Produktivitätsplattform
    • Vollständige Kollaborations-Plattform
    • Perfekte Plattform für mehrere Standorte und fürs Homeoffice
    • Verlässliche und hochsichere Cloud-Lösung
    • Dateizugriffskontrolle
    • Auditing-Fähigkeiten
    • Auch für kritische Infrastrukturen, wie Gesundheitswesen, Finanzwesen, Rechtsanwälte, Bildung, Regierung ect.
    • Auf spezielle Bedürfnisse anpassbar

Content & Flow (DMS)

Ein Kernstück unserer Managed NextcloudPlus Lösung ist die Integration eines vollwertiges Dokumenten Management System. Es ist somit Ihr zentraler, GoBD- und DSGVO-konformer, digitaler Arbeitsplatz, um auf Dokumente schnell zuzugreifen, sie zu bearbeiten und sie letztendlich sicher zu archivieren.

Viele Funktionen erleichtern die Zusammenarbeit und optimieren Ihre noch nicht digitalisieren Bearbeitungsschritte, wie z.B. die prozess- und versionsgesteuerte Erstellung von Angeboten und Verträgen.

    • Erkennung von Fristen und Terminen
    • Möglichkeit der Wiedervorlage
    • Workflow
    • Dokumente versionieren/indexieren
    • Indexsuche und Volltextsuche
    • Dokumente und  Ordner archivieren/löschen
    • Verschiedene Speichersysteme
    • Erweiterte Workflow-Funktionen
    • Rollen und Rechte System
    • Audit

Office Suite

Vollumfängliche Office Anwendungen in der Weboberfläche von innovativen Web Office Herstellern. Dabei sind offene Schnittstellen zu führenden Cloud Anbietern Standard. Gängige Datei Formate können erzeugt aber auch verarbeitet und importiert werden.

Wahlweise installieren wir:

    • OnlyOffice
    • Collabora

Varianten

Basic

Geschäftsprozesse verwalten

  • Filesharing
  • Workgroup (Kalender/Kontakte/Deck)
  • Archiv-Funktion
  • eAkte: „Posteingang“
    E-Mail Client
  • Transfer Verschlüsselung der Daten nach SSL und TLS
  • Online Speicherplatz je User 5 GB
  • betriebsbereite Konfiguration und Hersteller-Support
  • Mailsupport 9.00 – 17.00 Uhr, werktags außer Sa.
  • SLA Basic

Pro

Erweiterung Basic um:

  • Online Office Suite
  • lokale Installation Online Office Suite
  • Gemeinsam an Text-, Tabellendokumenten arbeiten
  • Eindrucksvolle Präsentationen
  • Gängige Formate:  docx, xlsx, pptx, odt, ods, odp, doc, xls, ppt, pdf, txt, rtf, html, epub, csv.

Premium

Erweiterung Pro um:

  • Virtuelle oder hybride Webkonferenz
  • Vorträge als Livestream
  • Text-, Audio- und Video-Chats
  • Digitale Kreativ-Räume
  • Dokumenten via Screenshare teilen

Optionen

eAkte Basic

Erweiterungsoption der eAkte Posteingang um die eAkten:

  • Kunden
  • Lieferanten
  • Personal
  • Bearbeitungsoptionen: Aufgabe, Wiedervorlage und CheckIn/Out

eAkte Professional

Erweiterungsoption der eAkte Basic um die eAkten:

  • Projekt
  • Vertrags und Finanzen
  • Bearbeitungsoptionen: 4-Augen-Freigabe, Verlinkung von Akten

eAkte Premium

Erweiterungsoption: Admin-Zugriff auf alle eAkten- und Workflow-Konfigurationen mit der Möglichkeit individuelle eAkten- und Workflow-Konfigurationen auf Basis von Viakom-Dienstleistungen oder durch die eigene IT anzulegen

Unsere Symbiose aus Viakom Content & Flow und Nextcloud für perfektes und kollaboratives Arbeiten

Unsere Kombination unseres Viakom Content & Flow (DMS) und der Nextcloud ermöglicht digitales Arbeiten, dass weit über das normale Papier – Handling hinausgeht. Alle beteiligen Mitarbeiter oder Externe können gemeinsam von überall aus und gleichzeitig an unterschiedlichen Themenstellungen arbeiten, da sie digitalen Zugriff auf Dokumente, Texte, Tabellen oder Präsentationen haben. Ein hin und her senden von Dokumenten entfällt. Prozesse werden optimiert, da Fehlerquellen durch falsche Versionierungen, volle Mailpostfächer und überfüllte, analoge Ablagefächer ect. entfallen. Sammeln Sie das Wissen Ihres Teams und ermöglichen Sie ein effektives, digitales Arbeiten. Machen Sie unsere Lösung zu Ihrem zentralen Wissenspeicher.

Für wen?

Managed NextlcoudPlus ist der erste, wichtige Schritt in Richtung Digitalisierung von Unternehmen. Wir begleiten mit unserem Team jedes Unternehmen, welches zukunftsfähig und kostensparend arbeiten möchte in die digitale Transformation.

  • ZUnternehmen, die mit sensiblen Daten arbeiten
  • ZZukunftsorientierte Unternehmen
  • ZUnternehmen mit Homeofficeplätzen
  • ZUnternehmen mit mehreren Standorten
  • ZUnternehmen, die effektiv und digital zusammenarbeiten
  • ZUnternehmen die Zeit und Geld sparen wollen

Warum mit uns?

Wir sind Digitalisierungsexperten und haben die Managed NextlcoudPlus selbst im Einsatz. Daher wissen wir wirklich wovon wir sprechen und leben den digitalen Fortschritt täglich.

  • ZPersönlicher Ansprechpartner
  • ZExperten Wissen aus IT und Software
  • ZAnalyse der IST Struktur
  • ZAufbau inhaltliches Gerüst, Ordnung, Zugriffsrechte
  • ZIndividuelle Konfiguration
  • ZSchulungen

Unsere Partner

Digitales Büro

Eine mittelständiges IT-Unternehmen kam mit einer Reihe von Anforderungen aus der Vertriebseinheit auf uns. Zum einen brauchte sie ein DSGVO-Konforme, interne Kollaborationsplattform und ein GoBD-konforme Akten-basiertes Ablagesystem für ihrer Kunden.  

Mit unser Managed NextcloudPlus, einer Kombination auf einen Office Kollaboration- und einem DMS-System, konnten wir die Digitalisierung der gesamten Vertriebseinheit umsetzen und das „Digitale Büro“ erfolgreich einführen. 

Die Digitalisierung war ein voller Erfolg, da der Zugriff auf relevante Informationen und Prozesse in der täglichen Arbeit auf ein Minimum reduziert werden konnte. Es war so erfolgreich, dass der Einkauf sich entschlossen hat ihre Lieferantenbeziehungen in gleicher Art und Weise zu managen. 

Kontaktieren Sie uns

Sie haben Fragen oder möchten gern mehr über unsere Managed NextcloudPlus Lösung erfahren? Dann sprechen Sie uns jetzt direkt an und lassen Sie sich von uns beraten!

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Whitepaper Digitales Büro

Mit der Managed NextcloudPlus Lösung zum digitalen Dokumentenmanagementsystem aus der Cloud – so arbeitet Ihr Unternehmen sicher, souverän, kollaborativ, zukunftsorientiert und von überall aus

Inhaltsverzeichnis:

  1. Einleitung
  2. Kollaboration und Teamwork
  3. Kollaboration eine gute Idee
  4. Sicheres kollaboratives Arbeiten eine Lösung made in Germany
  5. Einfach digitalisiert
  6. Kollaboration aus der Cloud
  7. Datensouverän und DSGVO-konform
  8. Die Symbiose aus digital Kollaboration in der Cloud
  9. Ausblick
  10. Über Viakom
Herausgeber: Viakom GmbH
Umfang: 9 Seiten
Veröffentlicht: 2022

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Unser Dokumentenmanagement System Viakom Content & Flow

Erleben Sie eine spürbare Erleichterung ihrer täglichen Abläufe mit unserem digitalen Dokumentenmanagement-System (DMS) Viakom Content & Flow. In Unternehmen wird täglich ein enormer Berg an Papier verarbeitet. Um die Verarbeitung von Dokumenten zu verbessern haben wir das Dokumentenmanagement-System Viakom Content & Flow entwickelt. Damit wird die Erfassung, die Archivierung, der Zugriff und die Verwaltung von Dokumenten erleichtert und steigert die Effizienz der Abläufe. Unser DMS umgeht umständliche manuelle Workflows, macht ein Auffinden von Dokumenten und Informationen durch die Volltextsuche schnell und einfach. Außerdem ist eine Archivierung der Dokumente integriert, so gehen keine Daten verloren. Steigern Sie die Produktivität Ihres Unternehmens mit unserer digitalen Dokumentenmanagementlösung. Nutzen Sie die Vorteile, um einen Großteil Ihrer Aufgaben und Abläufe mit unserem Dokumentenmanagement System zu digitalisieren.

Unser Dokumentenmanagement Viakom Content &Flow, kürzen wir gern in DMS VCF ab. Wir verstehen unter DMS VCF die datenbankgeschützte Verwaltung digitalisierter Dokumente. Ziel unseres Dokumentenmanagement ist es gemeinsam, digital und einfach an Dokumenten zu arbeiten und diese schnell Auffindbar zu machen.

Die zentrale Verwaltung des Dokumentenmanagement-System empfiehlt sich für alle Unternehmen, die der Papierflut an Dokumenten entkommen möchten und mit Hilfe eines DMS tägliche Aufgaben vereinfachen und automatisieren möchten. Das Dokumentenmanagement ist die ideale Lösung für eine einfache Handhabung unterschiedlichster Dokumente, die arbeits- und zeitintensiv sind. Mehrere Personen können an gleichen Dokumenten arbeiten und freigeben, ohne diese auszudrucken, weiterleiten und erneut ablegen zu müssen. Durch die Nutzung des Dokumentenmanagement Systems Viakom Content & Flow sparen Unternehmen Zeit und Geld. Durch das DMS lassen sich nahezu alle dokumentenbasierten Geschäftsprozesse abbilden, von der Freigabe von Rechnungen über das Bearbeiten im Vertragswesen bis hin zu Workflows im Management und dem Archivieren von Dokumenten.

Was ist unser Dokumentenmanagement Viakom Content & Flow

Dokumentenmanagement wird gern in DMS abgekürzt. Unser Dokumentenmanagement dient dazu, Papierdokumente zu digitalisieren und digitale Dateien in einem zentralen, digitalen Dokumentenarchiv GoBD konform zu speichern. Das Dokumentenmanagement-System bildet den gesamten Lebenszyklus von betrieblich relevanten Dokumenten ab. Durch die einfache Erfassung und Digitalisierung von Dokumenten in unserem DMS werden alle wichtigen Informationen erfasst und automatisch mit Indexdaten strukturiert und können so einfach verarbeitet und verteilt werden. Ein absoluter Vorteil unseres DMS ist die revisionstaugliche und damit rechtssichere Archivierung der Dokumente und nach Wunsch der automatischen Löschung nach Ablauffristen.

Nutzen Sie unser DMS, um Dokumente und Dateien zu verarbeiten, zu erfassen, zu speichern, zu finden und zu verfolgen. Erleichtert Sie Ihren Mitarbeitern die Zusammenarbeit mit unserem ausgereiften Dokumentenmanagement-System Viakom Content & Flow. Wir erleichtern Ihnen durch die schnelle Integration den Einstieg in die digitale Arbeit. Wir sind von der Planung bis hin zur Implementierung des Dokumentenmanagement-System an Ihrer Seite und ermöglichen so eine schnelle Realisierung. Unsere Standardkomponenten DMS Viakom Content & Flow gehören:

      • Digitalisierung und Speicherung von Dokumenten: Scannen, verwalten und zentrale Speicherung von Dokumenten aus verschiedenen Quellen ins Dokumentenmanagement-System. Die integrierte Archivierung erleichtert das Einhalten von rechtlichen Vorgaben.
      • Dokumentenzugriff und Versionierung: Mit Hilfe von einfachen, intelligenten Regeln und Zugriffsrechten werden Abläufe vereinfacht und vertrauliche Dokumente auch wirklich vertraulich behandelt.
      • Indexierung und Suchen: Für eine einfache Rückverfolgung und einfaches Wiederfinden werden die digitalen Dokumente indexiert und automatisch durch eine OCR-Software gescannt. Selbst der Volltext wird miterfasst.
      • Versionierung: Einfach zusammen an Dokumenten arbeiten, ohne E-Mails zu verschicken. Dabei werden auch mehrere Versionen von Dokumenten vermieden. Alle arbeiten also an der gleichen Version.
      • Dokumente teilen: Über unser Dokumentenmanagement System können Dokumente verlustfrei geteilt werden.
      • Vertrauliche, kritische Dokumente: Verwaltung, Organisation und Zugriff auf geschäftskritische Daten und Informationen werden kinderleicht festgelegt.
      • Workflow: Unser DMS-System kann mit verschiedensten Systemen synchronisiert und integriert werden.
      • Mit unserem Dokumentenmanagement System Viakom Content & Flow einfach und effektiv Prozesse automatisieren und Digitalisierung leben.

Warum ist unser Dokumentenmanagement Viakom Content & Flow in der Cloud integriert?

Unsere DMS Lösung ist cloudbasiert und damit zukunftsfähig, da so von verschiedensten Orten und Endgeräten auf die digitale Dokumentenverwaltung zugegriffen werden kann. Cloud-Computing ist längst eins der stärksten Parameter der Digitalisierung. Durch die Integration des Dokumentenmanagement in die Cloud lassen sich Updates, Installationen, Versionierungen und Wartungen schnell, leicht und unkompliziert durchführen. Außerdem sind eine hohe Skalierbarkeit und eine optimierte, individuelle Flexibilität realisierbar, dass führt zu einer Steigerung der Effizienz und Produktivität. Ein absoluter Vorteil unserer DMS Lösung aus der Cloud ist die schnelle Bereitstellung und die transparente Kostenstruktur des Dokumentenmanagement.

Was macht unser Dokumentenmanagement Viakom Content & Flow aus?

Unsere cloudbasierte Dokumentenmanagement Lösung ist eine kontinuierliche Entwicklung ins digitale Dokumentenmanagement. Bereits in der Basis Version können Dokumente via Scan, Speicherung und Ablage erfasst und digitalisiert werden. Unser DMS kann aber mehr und verwaltet Unternehmensdaten effektiv und hält Content & Flows für digitale Arbeitsprozesse vor.

Unser digitales Dokumenten-Management ist die Verwaltung von elektronischen Dokumenten und hat das Ziel Papierdokumente überflüssig zu machen, da die Papierflut kostspielig, oftmals fehlerbehaftet und ineffizient ist. Schon allein das Auffinden von Dokumenten in tausenden von Akten zeigt, wie aufwendig Papierdokumente sind. Als Digitalisierungsunternehmen ist uns zudem klar, dass Unternehmen in Zukunft ohne digitalisierte Geschäftsprozesse kaum wettbewerbsfähig sind. Unser Dokumenten-Management unterstütz einfach und effizient digitale Prozesse zu implementieren, um schneller, bequemer und kostentransparent global zu arbeiten. Der direkte Zugriff auf das DMS von überall aus, von jedem mobilen Endgerät aus ist absolut zukunftsweisend und macht ein digitales Zusammenarbeiten einfach. Dokumente finden sich einfach schnell mit einem Klick. Durch eine Indexierung und der automatischen Erfassung von Metatags ermöglicht unser Dokumentenmanagement System verschiedenste Möglichkeiten ein Dokument wiederzufinden, sei es durch Suchbegriffe, Datum, Projektname. Zudem lassen sich die Dokumente einfach verknüpfen, so wird eine Organisation von digitalen Dokumenten kinderleicht.

Durch die Möglichkeit jederzeit den Speicherbedarf zu erhöhen, lassen sich in elektronischen Ordnern tausende von Dokumenten aufbewahren. Unser Dokumentenmanagement hat dazu vielfältige Möglichkeiten Dokumente zu speichern, durch einen einfachen Scan per Scanner, durch ein Foto vom Smartphone, durch ein einfaches integrieren von Dokumenten aus E-Mail Anhängen. Unser modernes Dokumentenmanagement System verwendet zudem Datenverschlüsselung, um alle Dokumente vor unbefugten Zugriff zu schützen. Als SaaS Lösung ist unser DMS immer auf dem technisch neusten Stand.

Wie funktioniert das Teilen und Synchronisieren der Dokumente?

Unser Dokumentenmanagement System ermöglicht eine Speicherung und Weitergabe von Dokumenten, Bildern, Videos und Dateien sowohl intern als auch mit Dritten und über verschiedene Endgeräte hinweg. Außerdem ist ein Tool im Dokumentenmanagement integriert, dass eine gemeinsame Bearbeitung, eine Rückverfolgung und Versionierung der digitalen Dokumente ermöglicht. Es können ganze Ordnerstrukturen für einzelne oder mehrere Mitarbeiter oder Dritte freigegeben werden. Zur Freigabe gibt man einfach die E-Mailadresse ein oder teil einen passwortgeschützten Link.

Wieso optimiert das Dokumentenmanagement-System die Arbeitsprozesse?

Unser DMS optimiert und automatisiert Workflows. Beispielsweise werden Informationen und Metatags automatisch indexiert und machen ein Wiederfinden von Dokumenten einfach. Das Dokumentenmanagement System Viakom Content & Flow digitalisiert Verfahren und Prozesse von Unternehmen und erleichtert so die Verwaltung von Inhalten und das Erreichen von Zielen. Mit DMS wird die Erfassung, Speicherung, Organisation, Zugriff und Weitergabe von Dokumenten stark vereinfacht und sie werden in die IT-Infrastruktur von Unternehmen eingebettet. Die Digitalisierung optimiert Arbeitsprozesse und Arbeitsabläufe. Unser Dokumentenmanagement wird individuell auf die Bedürfnisse von Unternehmen angepasst.

Was ist der Content Service im Dokumentenmanagement System Viakom Content & Flow?

Der Content Service im DMS Viakom Content & Flow setzt sich aus zweckorientierten und Mitarbeiterzugeschnittenen Anwendungen, Applikationen und Anwendungen zusammen. Die Cloud-Plattform verfügt über eigene Verzeichnisse und kann mit anderen Anwendungen verbunden werden. Dies macht eine Individualisierung und Optimierung für bestimmte Prozesse, wie zum Beispiel das Erfassen von Daten neuer Mitarbeiter oder auch die Rechnungsbearbeitung einfach. Vorteilhaft ist dabei eine ständige Anpassung der Bestimmungen und die einfache Skalierbarkeit des Dokumentenmanagementsystem.

Was sind die Vorteile unseres Dokumentenmanagement Systems?

In vielen Büros regiert nach wie vor das Papier und damit unzählige Aktenordner, gefüllte Regale, unübersichtliche Ablagen… das macht das Auffinden von Dokumenten gern zum Zeit- und Kostenfresser. Diese Arbeitsweise ist schlicht ineffizient und in Zeiten der Digitalisierung veraltet. Mit einem digitalen Dokumentenmanagement System sagen Sie dem Papier den Kampf an. Sie verringern den Aufwand und senken die Kosten durch weniger Papier. Der erste Schritt in ein papierloses Büro wird mit der Implementierung eines Dokumentenmanagement System (DMS) gemacht. Das macht Prozesse effizienter, da:

      • Zeit Einsparung durch digitale einfache Suche nach Dateien: Inhalte können einfach organisiert und ermittelt werden.
      • Speicherung an einem Hauptort mit Zugriffsteuerung: Ein Dokument kann vielfach abgerufen werden, ohne kopiert und versioniert zu werden.
      • Kosteneinsparung durch Reduzierung von Papierkosten, Weitergabe, Ablage und Lagerung. Die digitale Dokumentenablage und die Digitalisierung von Prozessen werden Druckkosten, Portokosten und weitere betriebliche Kosten eingespart.
      • Schnell Weitergabe von Dokumenten. Einfach eine Bestellung freigeben, ohne das Dokument auszudrucken, abzuzeichnen und wieder einzuscannen – das kann DMS.
      • Einhaltung gesetzlicher Anforderungen und Speicherung von unternehmenskritischen Informationen wird mit DMS auch revisionstauglich möglich. Unser Dokumentenmanagement ermöglicht dank Notfallwiederherstellungsmaßnahmen eine umfassende Datensicherheit.
      • Unser DMS beinhaltet eine Vergabe von Benutzer- und Administrationsrechten. Das heißt es kann genau festgelegt werden wer welche Informationen sehen, bearbeiten und weitergeben darf.
      • Sicher vor Einflüssen der Natur, wie Feuer, Hochwasser. Ordner und Papier können durch Naturkatastrophen oder Versicherungsschäden (z.B. Wasserschaden) unwiederbringlich verloren gehen. Durch die redundanten Backups in unserem Dokumentenmanagement werden solche Verluste vermieden.
      • Mit unserem Dokumentenmanagement System werden die GoBD- und DSGVO-Richtlinien eingehalten.
      • Schnelle und einfach Implementierung von Anwendungen und Plattform. Damit wird ein reibungsloser und sicherer Informationsfluss sichergestellt. Die Dokumenten-Infrastruktur kann beibehalten werden in die Automatisierung von Prozessen sichergestellt werden. Es können mehre Systeme integriert werden, was eine archivieren, indexieren, verwalten und sicheres teilen über verschiedene Schnittstellen möglich macht.
      • Durch die Vereinfachung der Erfassung, Speicherung, Bearbeitung und Suche von Dokumenten im Dokumentenmanagement System wird die Automatisierung von Prozessen unterstützt und das spart Zeit und Geld.

Wo macht ein Dokumentenmanagement Sinn?

Ein Dokumentenmanagement wird häufig in den Unternehmensbereichen Personalwesen, Finanzen, Rechnungswesen, Marketing und Vertrieb eingesetzt, da es sich besonders zur Verwaltung von elektronischen und digitalen Dokumenten eignet. Ein DMS fördert ein effizientes und effektives Arbeiten, da es Routineaufgaben automatisieren kann. Die Einführung eines DMS Systems im Finanz- und Rechnungswesen erleichtert die Buchhaltung durch schnelle und einfache Erfassung von Papier- und elektronischen Rechnungen. Da eine Zuweisung von Dokumenten in eine Dateistruktur einfach abgerufen werden kann, können beispielsweise Rechnungen und Bestellung schnell abgeglichen werden. Des Weiteren können Workflows für den Freigabeprozess festgelegt werden. Durch die Automatisierung werden menschliche Fehler reduziert. Die einfache Verknüpfung von zugehörigen Dokumenten macht eine Rechnungserfassung einfach und alle Zahlungen lassen sich nachvollziehen. Die Speicherung aller relevanten E-Mails, Verträge, vertraulicher Daten an einem zentralen Ort macht die Finanzprüfung einfach. Auch im Personalwesen erleichtert ein Dokumentenmanagement die Arbeit. Durch das zentrale Archiv können alle Entscheidungsträger unkompliziert auf Bewerbungsunterlagen und E-Mails zugreifen und für andere Mitarbeiter abrufbar machen. Außerdem kann die Einarbeitung von neuen Mitarbeitern durch digitale Workflows, wie automatische Begrüßungs- und Orientierungs-E-Mails und Trainings vereinfacht werden. Durch ein Dokumentenmanagement System werden zu dem Vertriebsmaterial mobil abrufbar und auffindbar gemacht. Mit DMS lassen sich Leads erfassen und gleich an das passende Team weiterleiten. Eine Aufbewahrung und Digitalisierung von Dokumenten ist kinderleicht und auch die Aufbewahrungsfristen können automatisiert werden.

Wie sieht mein Weg in ein Dokumentenmanagement aus?

Für die Einrichtung des Dokumentenmanagement System wird der IST-Zustand des Unternehmens und der Abteilungen erfasst, die ins DMS integriert werden sollen.  Da der Einsatz eines Dokumentenmanagement System vielseitig ist, definieren wir gemeinsam die Ziele, die mit der Einführung des Dokumentenmanagement System erreicht werden sollen. Das kann zum Beispiel eine Verbesserung der internen Abläufe, Kostenersparnisse für Papier und Archiv oder die Erleichterung der Einhaltung von rechtlichen Vorschriften sein. Wir stellen also individuell fest, welchen Nutzen das Dokumentenmanagement erreichen soll.

Bei der Realisierung des DMS-Systems haben wir immer die Zukunft im Blick, da unser Dokumentenmanagement System skalierbar ist, können wir jederzeit weitere Funktionen freischalten. Unser DMS beinhaltet schon in der Basis Version die Implementierung des Dokumentenmanagement System in die Cloud. Die Migration unseres Dokumentenmanagement in die Cloud ist also bereits Standard und ermöglicht jederzeit eine Speichererweiterung. Durch die Cloud Lösung erleichtern wir alltägliche Abläufe und machen Dokumente und Daten überall verfügbar. Durch den Einsatz der IONOS Cloud sind die Daten bestens vor Verlusten und Missbrauch geschützt, die Rechenzentren werden in Deutschland gehostet und unterliegen schon allein damit höchsten Sicherheitsanforderungen. Individuelle Zugriffsberechtigungen können schnell und unkompliziert eingerichtet werden.

Die Cloud bringt für einen starken Vorteil für das Dokumentenmanagement. Unser digitales Dokumentenmanagement ist perfekt für den Einsatz in papierintensiven Bereichen, wie Finanzen, Vertrieb oder Personalwesen geeignet. Hier stehen alltägliche Aufgaben mit immer wiederkehrenden Workflows und Regeln. Erzielen Sie mit DMS eine erheblichen Produktivitätsgewinn und digitalisieren Sie häufige Prozesse.

Wenn alle Ziele für das Dokumentenmanagement definiert sind, geht es in die Realisierungsphase des DMS. Anhand der Bedürfnisse individualisieren wir die Lösungen und steigern die Arbeitsabläufe. Mit unseren vor konfigurierten eAkten haben wir bereits im Standard eine passende DMS Struktur für die Optimierung von Abläufen. Als etabliertes IT-Unternehmen entwickeln wir passgenaue DMS Lösungen. Nur ein optimales Dokumentenmanagement wird von Mitarbeitern auch umgesetzt und akzeptiert, daher haben wir bei der Entwicklung unseres Dokumentenmanagement System Viakom Content & Flow großen Wert auf Benutzerfreundlichkeit und bereits angewendete Handlungen intuitiv weiter angewandt werden können. Wir integrieren unkompliziert andere für Ihr Unternehmen wichtige Systeme und Anwendungen in unser Dokumentenmanagement.

Wie schnell die Einführung des Dokumentenmanagement-System Viakom Content & Flow umgesetzt werden kann, hängt unter anderem von der Unternehmensgröße und den vordefinierten Zielen ab. Durch die bereits vor konfigurierten eAkten ist der Einstieg unkompliziert und kann innerhalb kürzester Zeit erfolgen.

Nach Integration des Dokumentenmanagement Systems schulen wir die Mitarbeiter und stehen für Fragen zum DMS zur Verfügung.

Warum ein Dokumentenmanagement mit Nextcloud?

Durch zusätzliche Qualitätssicherung der Nextcloud, wird ein Höchstmaß an Zuverlässigkeit gegeben. Die verbesserte Sicherheit durch den vorrangigen Zugriff auf Sicherheits- und Stabilitätskorrekturen gewährleistet einen reibungslosen Betrieb.  Zudem hat Nextcloud eine bewährte zertifizierte Integrität, eine zertifizierte Codebasis für die Einhaltung von Gesetzen wie DSGVO  und HIPAA. Die speziell für Unternehmen vor konfigurierte Nextcloud ist besonders auf Anforderungen von Unternehmen optimiert und eignet sich auch hervorragend für sichere Teamzusammenarbeit mit vielen Mitarbeitern – auch in produktionskritischen Bereichen. Die erweiterten Sicherheitsfunktionen, wie Sicherheitspatches,  Sicherheitsfunktionen und Härtung für Unternehmen. Die Funktionalität der Nextcloud durch benutzerdefinierte Integration, Branding, Outlook Integration und Zugriff auf Add-Ons von Partnerunternehmen überzeugt.

Vergleichen Sie die Nextcloud einfach hier mit anderen Plattformen: https://nextcloud.com/de/compare/

Warum ist unser Dokumentenmanagement in einer IONOS Cloud integriert?

Cloudbasierte Services sind für uns Voraussetzung für ein zukunftsfähiges, nachhaltiges und erfolgreiches Dokumentenmanagement. Durch die Cloud von IONOS können wir den Speicherbedarf flexibel und unkompliziert skalieren. Die Kombination der kostentransparenten und effektiven Speichermethoden in der Cloud und des digitalen Dokumentenmanagement ist Grundvoraussetzung für zukunftsfähiges Arbeiten. Zudem sorgen verschiedenste Sicherheitseinstellung dafür, dass Ihre Unternehmensdaten bestmöglich geschützt sind. Die DSGVO-konformen Rechenzentren von IONOS entsprechen den europäischen Richtlinien und gewährleisten damit höchste Sicherheitsstandards. Als Platin Partner von IONOS bringen wir viel Erfahrung in Sachen Cloud Services mit und stellen ein ausgezeichnetes cloudbasiertes System für unser Dokumentenmanagement.

Durch die Integration unseres DMS in die Cloud machen wir das Dokumentenmanagement global verfügbar. Nur cloudbasierte Dokumentenmanagement Systeme bringen die Vorteile von Skalierbarkeit, Zuverlässigkeit, Redundant und Leistungsstärke mit. Im IONOS ISO 27001 zertifizierten Rechenzentrum werden die Daten aus dem Dokumentenmanagement verschlüsselt und es werden alle gesetzlichen Vorschiften nach GoBD eingehalten. In Sachen Sicherheit und Datenschutz machen wir keine Kompromisse und setzen auch für unser DMS auf top Partner.